Sztuka Prezentacji

Dość drżenia rąk! Precz z koszmarami sennymi! Jak to powiedzieć ?

Czyli tuzin rad dla występujących publicznie

Pocą się ręce, w gardle zasycha, a w głowie czujemy kompletną pustkę.
Wystąpienia publiczne są zmorą nie tylko polityków, ale także przedsiębiorców, działaczy gospodarczych i naukowców. Co powiedzieć? Jak się zachować? Kogo poprosić o radę?
Przez całe lata byliśmy uczeni zachowywania skromności („Siedź w kącie znajdą Cię”) i nie wyrażania własnego zdania („Nie podskakuj, siedź na d… i przytakuj” ).
Niestety, dziś trudno osiągnąć sukces bez przedstawienia swoich racji i argumentów. Jak się do tego zabrać? Jak przygotować się do wystąpienia publicznego? Oto garść praktycznych porad.

Przygotuj swoje wystąpienie – Z pewnością jesteś bardzo zdolny, ale improwizowanie ważnego wystąpienia nie zawsze się udaje. Pomyśl, co dla Ciebie jest najważniejsze, a co będzie najważniejsze dla odbiorców. To nie to samo. Te najważniejsze sprawy, najwyżej 3-4 zapisz na kartce lub naucz się ich na pamięć. Zastanów się jakich słów i argumentów użyć, by przekonać słuchaczy. Naucz się dobierania najprostszych słów. Zbyt wyszukana mowa zwykle robi złe wrażenie na odbiorcach. Treść wystąpienia najlepiej jest podzielić na krótsze fragmenty. Łatwiej zapamiętujemy mniejsze porcje informacji. Po każdym fragmencie warto zaplanować rodzaj „oddechu” dla widza- żart, krótką historyjkę, ilustrację, itp. W miarę możliwości wygłoś swój tekst w samotności – w łazience, w czasie spaceru w lesie lub w innej sytuacji, gdy nikt Cię nie słyszy. Za drugim razem możesz poprosić o ocenę swego wystąpienia kogoś naprawdę bliskiego i życzliwego.
Przygotuj miejsce swojego wystąpienia – Czy nic nie będzie przeszkadzało Tobie i odbiorcom? Sprawdź czy urządzenia techniczne są sprawne i czy potrafisz z nich korzystać. Czy próbowałeś już mówić do mikrofonu? Czy umiesz dopasować do swojego wzrostu jego położenie? Czy Twoje materiały pasują do używanego w sali magnetowidu, rzutnika slajdów lub folii lub do komputera? Pamiętaj, że nie wszyscy używają tych samych programów. Co będzie jeśli sprzęt odmówi posłuszeństwa? Czy masz inny sposób na przedstawienie swoich materiałów? Jak się zachowasz, gdy sprzęt nagle przestanie działać?
Przygotuj siebie – Musisz być wypoczęty i pozytywnie nastawiony do odbiorców, ale to nie wszystko. Czy Twój strój będzie pasował do całości imprezy? Czy będzie się różnił od strojów innych uczestników i słuchaczy? Możesz być ubrany trochę bardziej starannie niż bierni uczestnicy spotkania, ale zbyt uroczysty strój będzie ich onieśmielał. Czy Twój krawat/apaszka/broszka nie będą nadmiernie ekstrawaganckie lub strojne? Czy nie będą odciągały uwagi od treści Twojego wystąpienia? Czy Twoje buty są wystarczająco czyste i zadbane? Czy masz czystą chusteczkę (chociaż jedną)?
Dobrze zacznij – Wejdź pewnie, energicznym krokiem. Zatrzymaj się przez jedną sekundę. Teraz zacznij. Wystarczy jedno lub dwa miłe zdania o pogodzie, o uczestnikach lub miejscu spotkania, potem wyraźne przedstawienie się imieniem i nazwiskiem, a następnie jedno zdanie o tym czego dotyczyć będzie Twoje wystąpienie. Mów krótko, wyraźnie, spokojnie. Pamiętaj o przygotowanych ilustracjach. W razie czego pomogą Ci odnaleźć zagubiony wątek Twego wystąpienia.
Najważniejszy jest odbiorca – Nie wygłaszaj przemówienia – mów do swoich odbiorców. Szanuj słuchaczy, ale się im nie podlizuj. Patrz jak reagują na Twoje słowa. Jeśli widzisz, że przestają słuchać, są zmęczeni – zmień tempo, opowiedz coś zabawnego, najlepiej na swój temat. Przyspiesz pokaz ciekawego filmu, zdjęć lub wykresów zanim zdążą wyjść z sali. Obserwuj stale kilku słuchaczy, zwłaszcza jeśli Ci sprzyjają. Ich reakcje pozwolą na lepszą prezentację. Pamiętaj, że nikt nie musi Cię słuchać. To ty musisz na to zasłużyć. Staraj się zainteresować słuchaczy i mówić ciekawie. Unikaj banałów i powtarzania prawd dobrze znanych. Najważniejsze są oczekiwania odbiorców. Powiedz coś, co przyda im się w ich pracy lub w życiu.
Unikaj – anegdotek o blondynkach (może są na sali), o łysych (jak wyżej), o mieszkańcach Wąchocka (są tacy, którzy się tam urodzili). Unikaj powtarzania kilka razy tych samych prawd. Unikaj obcych słów, gdyż łatwo użyć ich niewłaściwie. Unikaj zbędnych ozdobników („zainteresuję Państwa moją skromną osobą”). Unikaj zbędnych gestów- nie jesteś wiatrakiem. Unikaj spacerowania przed słuchaczami, gdyż mogą się nabawić choroby morskiej. Unikaj zbędnego pośpiechu, ale nie przekraczaj przyznanego Ci czasu. Być może odpowiadając na pytania będziesz mógł poszerzyć temat.
Opowiadaj – tak jak bajkę małemu dziecku. Staraj się zaciekawić odbiorców, pokazać im własne zainteresowanie tematem. Mów raz głośniej, raz ciszej. Pamiętaj, że to Ty masz „towar” do sprzedania. Musisz go dobrze zareklamować. Mów więc ciekawie, nieco inaczej niż inni.
Atrakcje – ciekawe fotografie, wykresy, plansze, rekwizyty, filmy. Coś, co stanowi „smaczek” Twojego wystąpienia. Ludzie są tylko ludźmi. Lepiej pamiętają obrazy i ciekawostki niż skomplikowane teorie. Atrakcje Twojego wystąpienia powinny pojawiać się nie rzadziej niż co 3-6 minut. Wówczas podtrzymasz zainteresowanie odbiorców.
Ręce pomagają – nie zaciskaj ich nerwowo, ani nie chowaj za plecy. Naturalne ruchy otwartych dłoni podkreślają ważniejsze zdania. Jedną rękę będziesz miał zajętą pilotem lub wskazówką. Druga przyda się do przekładania folii, demonstracji przygotowanych rekwizytów. Dłoń swobodnie podkreślająca wagę Twojej wypowiedzi pokaże słuchaczom, że panujesz nad emocjami.
Uśmiech – jest twoim sojusznikiem. To nic, że mówisz o sprawach poważnych. Będziesz fachowcem także z uśmiechem. Pamiętaj, że słuchacze mają zaakceptować Twój punkt widzenia. Muszą Cię polubić.
Przeszkody – są po to, by dawać sobie z nimi radę. Jeśli nagle coś spadnie, zepsuje się urządzenie, a młot pneumatyczny przeszkadzać Ci będzie w wypowiedzi – zareaguj naturalnie. Nie staraj się przekrzyczeć hałasu. Może lepiej poczekać. Słuchacze ocenią, czy z tej próby wyszedłeś zwycięsko.
Zakończenie – to najważniejsza część wypowiedzi. Musi być wyraźne i powinno przypominać główne tezy wystąpienia. Nie wszyscy zrozumieli, do czego zmierzałeś. Postaw zatem kropkę nad „i”. Krótko podziękuj słuchaczom za uwagę.

Oczywiście, są to rady dotyczące wystąpienia na konferencji lub zebraniu. Nieco inaczej mówi się na wiecu. Wiadomo jednak, że zdarzają się sytuacje wyjątkowe, takie jak wystąpienie w radiu, czy w telewizji, kiedy możemy mówić zaledwie 20 sekund. To dla wielu ludzi prawdziwa katastrofa. Co wówczas?

Należy pamiętać, że 20 sekund to całkiem długi czas. Każdy może sam to sprawdzić. W tej sytuacji właściwie wszystkie rady pozostają bez zmian, tyle, że w tak krótkim czasie mówimy o jednym lub najwyżej 2 problemach.

Naszym odbiorcą jest widz znajdujący się po drugiej stronie obiektywu kamery i o tym należy pamiętać. Dodatkowo, mówienie przed kamerą wymaga minimalnych ruchów ciała – inaczej będziemy „wypadali” z ekranu. Zbliżenia powodują, że każdy mimowolny grymas ust, uniesienie brwi ma swoją wymowę. Mikrofon przekaże także bez trudu nasze ciężkie westchnienia, oddechy lub cmoknięcie ust. Te grymasy i dźwięki mogą zostać uznane przez widza za rodzaj komentarza.

Mam nadzieję, że korzystając z tych rad wiele osób może nieco poprawić swój sposób publicznego mówienia.
Problemów mówieniem zwykle nie mają Amerykanie i mieszkańcy krajów w których już od pierwszej klasy uczy się dzieci publicznego zabierania głosu. Niestety, w Polsce ładna, dobrze skonstruowana i wykonana wypowiedź nadal jest dosyć rzadka.

Duże firmy zwykle zatrudniają zatem specjalistyczne firmy szkoleniowe, by pomagały w rozwijaniu umiejętności publicznego komunikowania się. Takie treningi medialne trwają od 1-2 dni i są połączone z rejestrowaniem wypowiedzi przez kamerę. Zwykle szkolone jest kierownictwo firmy i pracownicy mający częsty kontakt z klientami. Po 2 dniach zajęć uczestnicy zupełnie inaczej zachowują się przed kamerą i przed publicznością.
Ci, którzy nie mogą wziąć udziału w podobnym szkoleniu muszą próbować sami w domu, na spacerze, na plaży. Demostenes też miał problemy.

Wiktor Niedzicki
Ten tekst został przeze mnie napisany w 2002 roku na potrzeby studentów Politechniki Warszawskiej, którym starałem się wyjaśnić podstawy prezentacji. Dziś napisałbym go precyzyjnie, ale bez punktowania. Niemniej sądzę, że może on być nadal przydatny osobom, które muszą wystąpić przez publicznością.